10 recomendaciones para una buena gestión de flota
Los gestores de flotas se enfrentan a muchos retos: movilidad sostenible, costes, eficiencia de combustible, seguridad de conductores y vehículos, optimización operativa y de facturación, regulaciones medioambientales, programas de RSC... Y todo ello, en un entorno que está cambiando a toda velocidad, fruto de las nuevas tendencias que están revolucionando la movilidad.
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1. Definición y conocimiento de una flota.
El primer paso que todo gestor debe dar es definir las características básicas relativas a su flota, comenzando por un análisis de las necesidades de la empresa y de los conductores. En la definición de una flota entran en juego numerosos factores, desde el tipo de vehículos y rutas, a los objetivos a los que está destinado el vehículo (dirección, herramienta de trabajo...), pasando por el equipamiento necesario o el tipo de rutas por las que va a circular mayoritariamente. No es lo mismo una flota para comerciales de áreas rurales que recorren grandes kilometrajes por vías secundarias, que requeriría de vehículos diésel, con tracción total y mucho equipamiento de seguridad; que una destinada a directivos sin plaza de aparcamiento que quieran movilidad en Madrid, en la que se valorarían vehículos con etiqueta 0 de la DGT, que periten aparcar sin coste es las zonas de estacionamiento regulado de muchas ciudades.
2. Crear una política de flota de la empresa.
La creación de este documento, que recoge todos aspectos relativos con la flota, facilitará el trabajo del gestor al establecer un marco claro de actuación. Esta “Biblia” ha de incluir, por ejemplo, las especificaciones de los vehículos de la compañía, el proceso de contratación, los derechos y obligaciones de los conductores, los usos del vehículo (privado no privado), servicios disponibles, restricciones... Muchos gestores lo acompañan con un manual de instrucciones en caso de accidente, y de cuidado, uso y mantenimiento del vehículo.
3. Cooperación con otras áreas.
Dependiendo del volumen de la empresa, una flota puede implicar a muchos departamentos: financiero, compras, recursos humanos, diferentes divisiones de negocio con sus organigramas propios… Es crucial que todos vayan en la misma dirección y busquen objetivos comunes.
4. Análisis de costes.
Desde Arval animamos a todos los gestores a que trabajen basándose en el concepto CTO, o coste total operativo. No hay que fijarse únicamente en la cuota, sin tener en cuenta otros gastos fijos asociados, como combustible, peajes, gestiones. Y también gastos ocasionales como, por ejemplo, un servicio de sustitución, que a muchos clientes les interesaría incluir en su cuota. En los coches electrificados, este análisis es clave para comprender que, en determinados escenarios, pueden tener un CTO muy competitivo.
5. Optimización de la flota.
Antiguamente, se contrataba una flota de vehículos diésel y un kilometraje determinado, y poco más. Hoy en día la gestión de flotas se ha especializado tanto que se realiza un enfoque especializado en cada vehículo. Un buen gestor de flota tiene que pensar siempre en cómo optimizar la flota teniendo en cuenta la gran cantidad de factores que entran en juego. En este sentido, cuenta con la inestimable ayuda de las aplicaciones telemáticas, que permiten medir, analizar y detectar desvíos (combustible, kilometraje, usos…) y áreas de mejora.
6. Seguridad de la flota.
La seguridad de los conductores y los vehículos es otra área muy a tener en cuenta y que afecta a recursos humanos y a prevención de riesgos laborales. Los vehículos de una flota de renting de coches pueden ser herramientas de trabajo y la seguridad que ofrecen (seguridad pasiva y equipamiento como los sistemas avanzados de asistencia a la conducción ADAS) es un elemento importante a valorar. La telemática también sirve en este apartado, porque permite analizar la conducción y que los conductores tengan más conciencia de s practican un estilo de conducción seguro.
7. Gestión de los usuarios.
Muchos gestores tienen un documento de gestión de usuarios que les facilita su tarea y que abarca aspectos como la propia contratación y expectativas de los trabajadores, a las normativas de uso, derechos y deberes en un pool de vehículos compartidos.
8. Digitalización.
Desde Arval recomendamos a los gestores que aprovechen todo lo puedan las nuevas tecnologías. El vehículo conectado y las aplicaciones disponibles facilitan la gestión de una flota en todos sus aspectos, desde el control a los reportes, pasando por la facturación.
9. Responsabilidad Social Corporativa.
Una flota puede suponer un importante porcentaje de las emisiones de carbono de una empresa y su política de gestión ha de estas perfectamente alineada con los objetivos medioambientales y los planes estratégicos sostenibilidad de una compañía. Desde Arval Mobility Consulting acompañamos a nuestros clientes a una transición energética de sus flotas, con soluciones a medida para alcanzar objetivos de RSC. Además, con aplicaciones como My Arval se puede incentivar a los conductores, e implicarles en una conducta que reduzca los consumos y emisiones.
10. Estar al día de las tendencias de movilidad.
Vivimos un cambio de paradigma en la movilidad corporativa y todas las tendencias se han acelerado a causa de la pandemia. Antes, las flotas y su gestión estaban más estandarizadas, ahora hay que estar muy al tanto de la situación actual y de lo que va a llegar, para poder tomar las decisiones más acertadas. Y esto afecta a tendencias de movilidad (sharing, movilidad personal electrificada - patinetes y ebikes-, multimodalidad…), legislación (dos claros ejemplos son la entrada en vigor de la WLTP o el cambio de etiquetado de la DGT), evolución de la tecnología de los vehículos (electrificación, conectividad, conducción automatizada…).
